Comment rédiger une note de synthèse efficace ?

Une note de synthèse détermine votre capacité à « digérer l’information » et à la présenter de façon organisée. L’objectif est de mettre en relation différentes recherches ou différents travaux de votre service afin de présenter les éléments que vous pourrez mettre en perspective sur un sujet précis.

Souvent, vous avez peu de temps pour résumer sur une voire deux pages un document qui en compte cent ? Voici le plan d’action que nous vous recommandons de tenir pour y parvenir et développer votre efficacité professionnelle.

Règle n°1 : ne foncez pas tête baissée dans la lecture du(des) document(s) !

Prenez 15 à 20 minutes pour baliser votre « mission » : à qui est destinée la note ? quel est son objectif (informative; aide décisionnelle; base de travail). En effet, si rien n’est important dans l’absolu, tout le devient une fois le contexte connu. Ces informations fondamentales seront à garder en tête, à tout moment de votre travail de lecture, pour ne sélectionner que les informations pertinentes. Une bonne note de synthèse de dépasse jamais 3 pages !

Règle n°2 : survolez le texte pour sélectionner l’information

Votre lecture s’effectuera en deux temps :

une première lecture guidée par le(s) sommaire(s) du(des) document(s) pour avoir une vision globale. Cette étape vous permettra de maîtriser les grandes lignes thématiques du sujet, d’esquisser un premier plan et d’établir les priorités de lecture;
une deuxième lecture détaillée, à laquelle vous consacrerez bien deux heures vs 30 minutes initiales, durant laquelle vous procèderez à « l’écrémage de l’information ». Cette fois, prenez des notes soit sur une feuille à part – en notant les formulations pertinentes, soit directement sur le document. Si vous travaillez sur le document source, surlignez les informations intéressantes en utilisant un code couleur – 4 couleurs au maximum. Lors de cette phase, l’erreur classique consiste à garder trop d’informations. Vous vous infligez un travail supplémentaire, puisqu’il vous faudra à nouveau trier les données au moment de la rédaction finale.

Règle n°3 : rédigez un plan et structurez votre texte

Une synthèse doit dégager les grandes idées de manière logique et cohérente. Avant de débuter votre travail de rédaction, vous devez bâtir un plan à partir duquel vous organiserez les idées retenues en vous inspirant bien sûr des classiques : pour/contre ; causes/conséquences; plan chronologique (avant-pendant-après)/thématique (RH, comptable,…), etc., tout en conditionnant votre choix à l’objectif de la note. Quelle que soit la structure retenue, prévoyez toujours différents niveaux de lecture : titre, sous-titre, chapeau. Vous créerez ainsi une accroche permettant au lecteur de mémoriser l’information essentielle et d’opérer une lecture rapide de votre synthèse.

Règle n°4 : rédigez dans un style accessible à tous

Utilisez un vocabulaire simple et connu/commun à votre service et/ou au(x) destinataire(s) de la note, quitte à mentionner entre parenthèses les termes techniques explicités précédemment dans votre écrit. Soyez précis et concis, n’excédez pas les 20 à 25 mots par phrase. Veillez à utiliser les mots et expressions de liaison (de plus, par conséquent, etc.), elles rendent vos écrits plus agréables à lire. Bien entendu, conservez le même style tout au long de votre note. Le ton est bien entendu impersonnel, le « je » sera banni, même si la synthèse est une sélection d’information effectuée par son auteur donc par définition : subjective.

Règle n°5 : relisez-vous !

Cette dernière étape, et non des moindre, vous permettra de peaufiner une dernière fois votre texte. Ainsi, vous pourrez juger de la clarté de votre synthèse, éliminer les imperfections de style voire les fautes d’orthographe. Une étape à ne pas négliger !